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やりとりを一回で終わらせるビジネスメールの書き方

メール嫌いな人いますよね。後電話嫌いな人もいます。
僕は、メール貰って、「あぁ、この人わかってないな」と思ったら電話します。
僕がメールを出すときは大抵一回で終わります。

「質問力」と言う言葉にもなるんですけれど、僕がメールを送るときに大事にしている事です。

Fotolia 71180992 Subscription Monthly M

1.タイトルを明確に

「至急!」とか「お願いします!」とか下手に煽らないで、冷静に要件がわかるようなタイトルにします。

2.目的を明確に

よくあるんですけれど、メールを読んでいて「で、?」って思うことが多いんですよね。「xxの資料が欲しいです」とか「yyの資料を探しています」とかなら一発でわかりますよね。

3.納期を明確に

「情報が欲しいんですけれど」ってメールを貰うんですけれど優先度がわからないんですよね。だから「緊急ですか?」とかって返事を返す事になってしまいます。結果「来週中でいいよ」とか言われると優先度は低くなりますよね。
「x月yy日までに回答もらえると嬉しいです」とか書いた方が、「大丈夫です」とか「その期間ならちょっと無理です」とか返しやすいんですよね。

4.納期の理由を明確に

これ、大事なんですけれど、「顧客の要件の打ち合わせまでに必要なので」とか言われると、「あぁ、急いでいるんだな」とかわかるんですよね。目的がわからずに納期を出されても「で?」ってなっちゃいます。

5.依頼する回答を明確に

これが一番大事だったりします。結果を平文で良いのか、パワーポイントとかでまとめた資料が良いのか、Excelの形が良いのか?
ここがわからないと、余計なやりとりを一つ増やす事になってしまいます。(もしくは、相手の作業が一つ増えます)

これらを踏まえて例題です。

【失敗例】
Subject:急いでます!
本文:2017年の最新のバージョンの資料が欲しいです。よろしくお願いします。

いきなりこんなメールが来ても、興味本位なのか社内利用なのか、顧客に説明するためなのか全然わからないですよね。これではメールのラリーが増えます。

【成功例】
Subject:2017年の最新バージョンの資料探しています。
本文:次週、顧客に対して最新バージョンの説明の打ち合わせが入っているので、現在から最新バージョンの比較資料を欲しい(できればパワーポイント)です。次週までに間に合わないようでしたら言って下さい。別の対応を考えます。

来週、顧客に説明するために必要としているのがわかります。また結果はパワーポイント形式で欲しいのかもわかりますし、もしメールをもらって来週までに間に合わなければ「すいません、ちょっと間に合わないです」で済みます。

ここまで言えば、返事は一発で決まりますんですよね。

・何を(What?)
・なぜ(Why?)
・いつまでに(When?)
・何のために(Reason)
・どのような形で(Item)

をきちんと書くとメールの中で余計な事を増やす機会は減りますよ、って話でした。

これ、すごい生産性が上がるのでみんなで広めると良いですよ。これができるだけで、「出来るビジネスパーソン」になれます。大事ですよ、これ。是非実践してみて下さい。

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